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この夏、「コクヨ合わせ名人」の名人となる。

2021/08/08

　バーチカルファイリングでファイリングをしている方・企業にはお馴染み、コクヨのプリンタ用フォルダーラベル。これに文字を印字するためには、コクヨのフリーソフト「合わせ名人５」が必須です。

　結論から言います。慣れるとこのソフト最高です！。良いところ①エクセルデータをそのまま取り込んで印刷できる。②つまり、データとラベルが一対だからフォルダが迷子にならない・だから管理が楽。テプラなどのラベルライターとはちょっと意味合いが違います。

　しかし、慣れるまで、問題を解決するまでには少し時間がかかりました（半日！）。問題としては、Macユーザーは注意が必要な点。エクセルからデータを取り込んで、プリントの指定をすると、プレビューが真っ白で表示されます。そこでPDFで出力してプリントを試みるも、文字がズレる！これにはイライラしましたー。

　方々調べるも上手く行かず、整理収納アドバイザーBAV（ビジネスアシストバージョン）の師匠である、家村かおり氏に、その事を聞いてみると、「コクヨに電話すべし！」という斬新なアドバイスを頂きました。

　「で、電話ですか？」私の中には無い答えに驚きを隠せませんでしたが、思い切ってお客様相談室に電話をかけてみると、電話口の担当者は、ものの数秒でトラブル解決法を丁寧に案内してくれたのです！。もっと早く電話するんだったー。

「合わせ名人５」の推奨ブラウザはGoogle Chrome、Safariから入ると不具合が生じてしまいますが、ちゃんと対処法が用意されておりました。という事でこの夏、「合わせ名人」の名人になることができました。家村さんありがとう！

　整理収納アドバイザーBAVの詳細はこちらhttps://anchors.me/contents_85.html

今月のオフィスの整理収納活動

2021/08/07

　自社で毎月行っている、事務所の整理収納活動。今月は、文書の移動・廃棄作業を行いました。ゴミ屋さんって、とっても管理する書類が多いんです。マニフェスト（産業廃棄物管理票）や計量票、契約書、申請書類、報告書…。事務員さん達はそれら書類の番人。

　アンカーズでは、今年度の書類をオフィスのゴールデンゾーン（腰高の収納・すぐ取り出せて、体への負担も少ない為、この様に呼びます。）で管理、使用頻度に応じて１年前を足元或いは、高い位置へ収納し、2年前を２F倉庫、それ以上の保管期限がある文書を別棟の倉庫で管理。というルールを設けています（整理収納アドバイザー理論に則って）。

　毎年８月は、これら多量の文書を入れ替え、廃棄する月。「事務員さん集まれー！」の号令で書類と格闘しました。そこで、大切なのは改善です。スマートに美しく、正確にこれら文書を管理するためにはどうすれば良いのだろう。

　皆で考えると良いアイディアがたくさん出ます。「バンカーズボックスの色を、保管期限別で変えてみるっていうのはどう？」とか最高でした。

　今日の所はここまで。カタログを見ながらグッズの発注をして、アイディアを形にして行く事務員さん達、実務者には敵わない。

　「社長は黙って見守る」が鉄則です。

トイレットペーパーひとつでも改善

2021/08/06

　毎日使うモノってありますよね。スマホ・充電器・財布・バッグ・そしてトイレットペーパー。スマホ以上に、トイレットペーパーが無いというのは考えられません。

　これまで会社のトイレットペーパーって、何を使っている？とか意識した事はありませんでした。先日ふと、会社のトイレットペーパーってすぐ無くなるな、と気が付きました。多分毎日交換していると思います。

　そしてその補充は、事務員さん達が気がついた時にお店で調達してくれており、それも結構な労力という事でした。ということで、家ではどんなモノを使っているのか、妻に聞いてみました。すると、クロネコヤマトから届けて貰っているよー、との事。

　理由としては①すぐ届けてくれる。②140mの超ロングタイプ（シングル）でとっても長持ちする。③嵩張らない、という事でした。

　それで、会社でもこのクロネコさんの品に変えてみました。いつもの地域担当ドライバーさんに電話をするとスグ持ってきてくれますし、長持ちするので交換の手間も減る、保管スペースも半分以下という事で大助かりです。

　その後も気になって、サービスエリアのトイレなどを見てみると、超ロングタイプが使われている。やはり交換のコストや保管のことを考えての選択かと思いました。

　たかがトイレットペーパーですが、使用頻度の極めて高いアイテムですから、侮れません！

　法人のお客様のストックヤード・バックヤードで多く目にするのが、コピー用紙そんなに必要？問題です。多くの企業ではコピー用紙をアスクルなどの宅配型で注文していると思います。だから、ほぼ100％箱買いですよね。メリットとしては、①金額が安い、②何度も注文しなくて良い。という点でしょうか。しかしデメリットもあります。それは、出し入れの労力と時間です。箱で買った重いコピー用紙を倉庫に持って行かなければならず、無くなるとまた倉庫から取り出してくる必要がある。また、B4・A3といった使用頻度の低い用紙を箱買いすると何年も倉庫に眠ってしまい、酷いとその上に何か別のモノを置かれたりして迷子。そういう時に限って、上司がB4がナイナイとか騒ぎ出す…。オフィスあるあるです。

　そこで、コピー用紙の管理についてルール化するのがおすすめです。アンカーズを例にすれば、A４・B5は箱買いして納品後すぐ箱から出し、倉庫には入れずそのままオフィスに置きます。そして500枚の束が最後の２つになったら１箱発注する。B4・A3は使用頻度が低いので（当社は一年で500枚程度の頻度です。）箱買いせず、500枚の束２つだけをストックしておく。こうすると、倉庫でのストックスペースは入りませんし、移動も、在庫管理も要りません。

　こんな職場での整理収納を学べる、整理収納アドバイザーBAV（ビジネスアシストバージョン）というライセンスをアンカーズではお届けしております。リクエスト頂ければ、出張開催も可能ですので、ぜひお声がけ下さい。整理収納アドバイザーBAVについてはこちらhttps://anchors.me/contents_85.html